تحديد مواعيد العمل .. سبيلك للنجاح في المكتب المنزلي

يحدو كثيرٌ من الموظفين الأمل في خوض غمار تدشين مشروعاتهم الخاصة والعمل لحسابهم الشخصي، بعيداً عن تسلط المديرين في المكاتب والشركات الكبرى. وتبدأ الخطوات الأولى لتحقيق هذا الحلم من خلال تأسيس مكتب في المنزل، حيث يرى العديد من الموظفين أن العمل بشكل مستقل انطلاقاً من المنزل يوفر الكثير من النفقات، علاوة على أنه يعفي الموظف من عناء الذهاب إلى المكتب أو الشركة يومياً، خاصة إذا كان يقيم في أماكن بعيدة عن مقر العمل.وأوضح الخبراء أن الموظف الذي يخوض تجربة العمل انطلاقاً من المنزل مع عدم امتلاكه للخبرة الكافية، قد يتعرض لبعض المواقف السيئة، لكن من خلال بعض الحيل والإرشادات البسيطة يمكن أن يؤتي المكتب المنزلي ثماره ويتمكن الموظف من تحقيق النجاح الباهر في عمله.الحافزويعتبر غياب الدافع أو الحافز هو المشكلة الأكثر وضوحاً، عندما يبدأ الموظف ممارسة أعماله في المنزل، وتقول أريانه فال، مديرة إحدى وكالات التدريب بمدينة هايدلبرغ الألمانية، :”يجب على الموظف أن يسأل نفسه، كيف يمكنني الحفاظ على الانضباط والالتزام بالمواعيد من تلقاء نفسي؟”، مشيرة إلى أن تحديد جدول يومي ثابت للعمل في المكتب المنزلي يمكن أن يساعد في التخلص من حالة عدم الانضباط وغياب الدوافع والمحفزات.وأوضحت خبيرة التوظيف الألمانية أنه يمكن تحديد جدول يومي للعمل في المكتب المنزلي من خلال تحديد الوقت الأساسي للعمل، وكذلك أخذ فترات الراحة أثناء الظهيرة في مواعيد ثابثة، بالإضافة إلى تحديد مواعيد نهائية لإتمام الأعمال والمهام المختلفة.الفصل التاموعلى الجانب الآخر ترى غوديلا غروتيه، خبيرة علم النفس المهني والتنظيمي بجامعة ETH بمدينة زيوريخ السويسرية، أن اندماج النطاق المعيشي مع النطاق المخصص للعمل في المنزل يعتبر من أكبر المخاطر التي تهدد العمل في المكتب المنزلي.وأضافت خبيرة علم النفس أن الحدود بين نطاقات المنزل لن تُرسم من تلقاء نفسها، لكن يتعين على الموظف أن يحدد فواصل واضحة بين نطاق المعيشة ونطاق العمل في المنزل، ويتم ذلك على سبيل المثال من خلال الملابس وعن طريق تحديد مواعيد بدء وانتهاء العمل وكذلك أماكن العمل وفترات الراحة.وهنا تلتقط أريانه فال، عضو الاتحاد الألماني لإستشارات التعليم والتوظيف، طرف الحديث وتوضح أن أفضل حل للفصل بين النطاقات المختلفة في المنزل، هو تخصيص غرفة خاصة لتكون بمثابة مكتب منزلي، إذا كان ذلك ممكناً، حيث يتمكن الموظف من غلق باب هذه الغرفة ليكون منعزلاً عما يدور حوله في المنزل.وتشدد أريانه فال على أنه لا يجوز بأي حال من الأحوال الاقتصاد في النفقات عند تجهيز المكتب المنزلي بقطع الأثاث، حيث يتعين على المرء شراء طاولة مناسبة ومقعد مكتب مريح؛ لأنه لا بد من إضفاء طابع مكان العمل على غرفة المنزل. وتقول الخبيرة الألمانية إن هذا الأمر قد يبدو عادياً في نظر الكثيرين، لكنه مهم للغاية.ولا تقتصر أهمية تجهيز مكتب صغير في المنزل على الموظف المستقل نفسه فحسب، بل إن ذلك يؤثر أيضاً على زوجته وعلى عائلته. وأوضحت الخبيرة الألمانية أريانه فال أن الموظف يجب أن يتمكن من الانعزال بعيداً عن العائلة أثناء القيام بعمله، ولذلك فإن الباب المغلق لا يعطي الموظف شعوراً بأنه يجلس في مكان عمل فحسب، لكنه يعني أيضاً بالنسبة للعائلة، أنه لا يجوز القيام بأية أعمال تسبب إزعاجاً للموظف.ومع ذلك ليس كل الموظفين المستقلين يتوافر لديهم غرفة خاصة في المنزل لكي يعملوا فيها، لذلك فإن وضوح حدود التواصل مع الزوجة أو العائلة يعتبر مهماً للغاية في هذه الحالة. ويوضح إيستر كيميل، خبير التوظيف بالعاصمة الألمانية برلين، أنه حتى عندما يجلس الموظف على مكتبه في نطاق المعيشة، فيجب أن يدرك جميع من في المنزل أنه يقوم بعمل احترافي.غير أن الخبيرة الألمانية أريانه فال تنصح الموظف المستقل باستغلال الأوقات التي تكون فيها الزوجة أو الأطفال خارج المنزل، لأداء المهام والأعمال التي تتطلب قدراً عالياً من التركيز.خطر العزلةولكن الانضباط الذاتي وحده ليس هو العامل الحاسم لكي يعمل الموظف المستقل بشكل جيد في المكتب المنزلي، حيث تقول أريانه فال :”يتعين على الموظفين، الذين يعولون كثيراً على العامل الاجتماعي في العمل، بناء جسور اجتماعية بينهم وبين الآخرين، وإلا سيتهددهم في هذه الحالة خطر العزلة”.وبالنسبة للموظف الذي يرغب في التواصل مع الآخرين، لكنه يعمل بمفرده في المنزل، يتعين عليه مد جسور التواصل مع الموظفين الآخرين على نحو مختلف، على سبيل المثال من خلال شبكات التواصل الاجتماعي التي تربط ما بين أفراد المجموعات المهنية المختلفة.وينطبق نفس الأمر على الموظفين الذين يشعرون بانعدام الأمان، ويحتاجون إلى المزيد من التأكيد والطمأنينة لكي يتمكنوا من مواصلة العمل في المكتب المنزلي، فعلى سبيل المثال يمكنهم تبادل الآراء ووجهات النظر مع نظرائهم في الجمعيات والنقابات المهنية.أما بالنسبة للموظف الذي يعمل من منزله لحساب إحدى الشركات، يمكنه استغلال فترة الراحة أثناء الظهيرة في الدردشة مع الزملاء أثناء تواجدهم في المطعم لتناول الغداء. وبالتالي يظل الموظف على معرفة ودراية بما يتعلق بعمليات التواصل داخل الشركة. بالإضافة إلى أنه يمكن التعرف على الإفادات وردود الأفعال عن طريق رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية الجيدة، حيث لا يشترط دائماً أن تحدث وجهاً لوجه.الاحتراق النفسيوأوضح الخبراء أن العمل في المكتب المنزلي قد يتسبب في إصابة جميع الموظفين المستقلين، بغض النظر عن طبيعة الشخص؛ بالإرهاق الزائد والاحتراق النفسي. وبعد إجراء عدة محادثات بهذا الشأن قال خبير التوظيف الألماني إيستر كيميل :”يتزايد خطر إصابة الموظف المستقل بالاحتراق النفسي؛ نظراً لانعدام الحدود الواضحة. كما ينتاب كثيرٌ من الموظفين شعور بعدم القدرة على الانتهاء من العمل بصورة صحيحة”.وهناك بعض الحيل البسيطة التي قد تساعد الموظف المستقل على تجنب التعرض للاحتراق النفسي، ومنها مثلاً أن إيجاد بعض الطقوس، التي يتم بها بدء العمل وإنهاؤه، يمكن أن تساعد الموظف على رسم حدود أكثر وضوحاً بين حياته الخاصة وحياته العملية في المنزل.وأوضح الخبير الألماني إيستر كيميل مثالاً على ذلك، بقوله :”لدي مكتب قديم في المنزل غالباً ما استخدمه لأداء مهام العمل في المنزل، وعندما أقوم بطيه في المساء، فأنني أكون بذلك قد أنهيت عملي”.مذكرات يوميةوينصح الخبراء الموظفين المبتدئين في مشروعاتهم الخاصة انطلاقاً من المكتب المنزلي، بضرورة تسجيل بعض الملاحظات والمذكرات اليومية في البداية؛ لأنها توضح الأوقات التي يعمل فيا الموظف بشكل أفضل، كذلك أفضل كيفية لإنجاز مهام العمل، بالإضافة إلى إلقاء الضوء على ظروف العمل في المراحل المختلفة. وتؤكد غوديلا غروتيه، خبيرة علم النفس الصناعي والتنظيمي، على أن تدوين المذكرات اليومية تعتبر من الأساليب الجيدة للعمل في المكتب المنزلي.